A maioria das empresas já fazem o planejamento de mudanças em sua empresa mesmo sem a ISO 9001, acontece que talvez essas informações não estejam documentadas.
Vamos ver o que a ISO 9001:2015 diz nos requisitos 6.3 que fala justamente sobre as mudanças:
“6.3 Planejamento de mudanças
Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).
A organização deve considerar:
- a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
- b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
- c) a disponibilidade de recursos;”
Esses requisitos tem gerado várias dúvidas entre os responsáveis pela qualidade das empresas, como por exemplo:
- Precisa de procedimento?
- Preciso controlar através de planilha? Se sim, que tipo de planilha?
- Preciso registrar toda e qualquer mudança?
Em primeiro lugar você precisa analisar a complexidade da mudança que sua empresa pretende realizar. Pois existem àquelas que causam um impacto significativo e que podem afetar de alguma forma o resultado ou trazer riscos ao seu SGQ e outras que não interferem.
Perceba que a partir desse entendimento, se torna mais fácil você compreender o que vai registrar nesse requisito da ISO 9001.
Vale ressaltar aqui que este item não exige informação documentada, mas nós recomendamos sempre fazer a análise das mudanças na análise crítica pela direção.
Pois facilitará o controle da extensão dessas mudanças e o impacto delas dentro do SGQ.
Esteja certo de qual é o propósito dessa mudança, não pode haver mudança baseado somente na emoção ou só por fazer.
É preciso ter um motivo específico, algo como:
Estou mudando este processo para melhorar os resultados de tal setor;
Ou, modificaremos isto, para eliminar o risco de quebrar a máquina;
Estou adquirindo essa máquina para aumentar minha produtividade….
Esses são bons motivos para mudanças planejadas.
Aproveite este momento para identificar as consequências que essa mudança trará.
Para estar ciente das convergências que podem surgir.
Lembre-se sempre de que em qualquer mudança proposta, a integridade do sistema de gestão da qualidade deve ser mantida.
E também que a organização deve ter certeza de que terá os recursos necessários para que a mudança proposta seja efetivada.
Vejamos agora o outro item da norma que fala de algo parecido:
“8.5.6 Controle de mudanças
A organização deve analisar criticamente e controlar mudanças para produção ou provisão de serviços na extensão necessária para assegurar continuamente conformidade com requisitos.
A organização deve reter informação documentada, que descreva os resultados das análises críticas de mudanças, as pessoas que autorizam a mudança e quaisquer ações necessárias decorrentes da análise crítica.”
Este requisito traz as mudanças relacionadas a produção e a provisão dos serviços.
E deixa claro a necessidade de acompanhar criticamente as mudanças propostas e deixar sim registrado toda a tratativa para essa mudança.
Para que no futuro, seja possível ver quem autorizou a mudança e também se os objetivos dessas mudanças foram atingidos.
Diante disso, é possível que os requisitos 6.3 e 8.5.6 sejam trabalhados juntos.
Se ainda ficou alguma dúvida sobre estes requisitos, entre em contato comigo!
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