ISO 9001 sem mimimi - item 7.1

Estamos na jornada da ISO 9001 sem mimimi, e até agora nós entendemos o contexto da organização, definimos aspectos de liderança que garantem a condução do SGQ e realizamos todo o planejamento para o alcance dos resultados pretendidos. Você pode estar pensando: “que legal! Vamos para a produção agora!!”. Ainda não…

Antes de partirmos para as operações que compõem a produção de seus produtos e serviços, é necessário verificar e assegurar os recursos necessários para todo o sistema de gestão. Vejamos os requisitos que compõem o Apoio:

“7.1 Recursos 7.1.1 Generalidades

A organização deve determinar e prover os recursos necessários para o estabelecimento, implementação, manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade.

A organização deve considerar:

1. a) as capacidades e restrições de recursos internos existentes;
2. b) o que precisa ser obtido de provedores externos.”

Este requisito traz um ponto bem importante: lembrar que a organização deve estar comprometida em proporcionar os recursos necessários para a continuidade do sistema de gestão.

Para que isso seja possível, a empresa deve estar atentas aos itens seguintes, são eles:

“7.1.2 Pessoas

A organização deve determinar e prover as pessoas necessárias para a implementação eficaz do seu sistema de gestão da qualidade e para a operação e controle de seus processos. “

Uma organização se faz com pessoas.

Por mais tecnológica e automatizada ela seja, precisa de pessoas que deem sustentação.

Por isso a importância de avaliar, inclusive, a quantidade de pessoas em cada processo, para que seja estabelecido e provido as pessoas necessárias para garantir o controle das operações e dos processos.

“7.1.3 Infraestrutura

A organização deve determinar, prover e manter a infraestrutura necessária para a operação dos seus processos e para alcançar a conformidade de produtos e serviços.

NOTA Infraestrutura pode incluir:

1. a) edifícios e utilidades associadas;
2. b) equipamento, incluindo materiais, máquinas, ferramentas, etc. e software;
3. c) recursos para transporte;
4. d) tecnologia da informação e de comunicação. “

Depois de definir as pessoas, precisamos definir como a empresa vai funcionar.

Não existe uma lista obrigatória de recursos especificadas pela ISO 9001.

Mas a empresa precisa avaliar e definir a infraestrutura necessária com base na sua realidade.

Vamos dar um exemplo: uma confeiteira não faz um bolo sem formas para assá-lo, com também um ciclista não consegue fazer sua corrida sem a bicicleta.

Então, pense sempre se os recursos e a infraestrutura que você dispõe está contribuindo para o alcance da conformidade dos produtos e serviços. Pois não faz sentido ter pessoas sem infraestrutura, se for assim, pode trazer sérias consequências para empresa.

“7.1.4 Ambiente para a operação dos processos

A organização deve determinar, prover e manter um ambiente necessário para a operação de seus processos e para alcançar a conformidade de produtos e serviços.

NOTA Um ambiente adequado pode ser a combinação de fatores humanos e físicos, como:

1. a) social (por exemplo, não discriminatório, calmo, não confrontante);
2. b) psicológico (por exemplo, redutor de estresse, preventivo quanto à exaustão, emocionalmente protetor);
3. c) físico (por exemplo, temperatura, calor, umidade, luz, fluxo de ar, higiene, ruído).

Esses fatores podem diferir substancialmente, dependendo dos produtos e serviços providos.”

Aqui, a organização deve avaliar e providenciar para os colaboradores tudo o que for necessário para manter um ambiente apropriado para a operação dos processos.

Neste item da norma, a organização tem que levantar o que é necessário para manter um ambiente adequado para a operação de processos.

Quando o ambiente não está de acordo, acaba interferindo no produto ou no serviço.

Vou dar um exemplo: imagine que um frigorífico precise manter seu produto estocado em condições controladas, com temperatura de -3º.

Quais são os recursos que vão garantir que este produto está conforme? Equipamentos de proteção para as pessoas e o próprio refrigerador são alguns dos recursos que você vai responder, certo?

Compreenda que se o ambiente não estiver adequado para aquele tipo de atividade, vai comprometer a cadeia produtiva.

“7.1.5 Recursos de monitoramento e medição 7.1.5.1 Generalidades

A organização deve determinar e prover os recursos necessários para assegurar resultados válidos e confiáveis quando monitoramento ou medição for usado para verificar a conformidade de produtos e serviços com requisitos.

A organização deve assegurar que os recursos providos:

1. a) sejam adequados para o tipo específico de atividades de monitoramento e medição assumidas;
2. b) sejam mantidos para assegurar que estejam continuamente apropriados aos seus propósitos.

A organização deve reter informação documentada apropriada como evidência de que os recursos de monitoramento e medição sejam apropriados para os seus propósitos.

7.1.5.2 Rastreabilidade de medição

Quando a rastreabilidade de medição for um requisito, ou for considerada pela organização uma parte essencial da provisão de confiança na validade de resultados de medição, os equipamentos de medição devem ser:

1. a) verificados ou calibrados, ou ambos, a intervalos especificados, ou antes do uso, contra padrões de medição rastreáveis a padrões de medição internacionais ou nacionais; quando tais padrões não existirem, a base usada para calibração ou verificação deve ser retida como informação documentada;
2. b) identificados para determinar sua situação;
3. c) salvaguardados contra ajustes, danos ou deterioração que invalidariam a situação de calibração e resultados de medições subsequentes.

A organização deve determinar se a validade de resultados de medição anteriores foi adversamente afetada quando o equipamento de medição for constatado inapropriado para seu propósito pretendido, e deve tomar ação apropriada, como necessário. “

Este requisito explica que quando o monitoramento e medição de alguma coisa for necessário, a organização precisa disponibilizar os instrumentos para tal medição que assegurem resultados válidos.

Que seja confiável.

Por exemplo, algumas empresas possuem balança para pesar produtos químicos. Se ela estiver desajustada, vai comprometer o resultado final e as tolerâncias permitidas naquele processo e como consequência, a empresa entregará ao cliente um produto fora dos níveis de medição estabelecidos. Fique atento!

Neste item da ISO 9001 também é exigido informação documentada.

Pode ser elaborado uma planilha com todas as informações dos equipamentos de medição e também os registros dos certificados de calibração correspondente.

Com certeza esse ponto será cobrado na auditoria.

“7.1.6 Conhecimento organizacional

A organização deve determinar o conhecimento necessário para a operação de seus processos e para alcançar a conformidade de produtos e serviços.

Esse conhecimento deve ser mantido e estar disponível na extensão necessária.

Ao abordar necessidades e tendências de mudanças, a organização deve considerar seu conhecimento no momento e determinar como adquirir ou acessar qualquer conhecimento adicional necessário e atualizações requeridas.

NOTA 1 Conhecimento organizacional é conhecimento específico para a organização; ele é obtido por experiência. Ele é informação que é usada e compartilhada para alcançar os objetivos da organização.

NOTA 2 Conhecimento organizacional pode ser baseado em:

1. a) fontes internas (por exemplo, propriedade intelectual; conhecimento obtido de experiência; lições aprendidas de falhas e de projetos bem-sucedidos; captura e compartilhamento de conhecimento e experiência não documentados; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços);
2. b) fontes externas (por exemplo, normas; academia; conferências; compilação de conhecimento de clientes ou provedores externos).”

Imagine que uma organização precise de um conhecimento técnico especifico para demitir um funcionário. E neste mesmo caso, o colaborador que será demitido é o único que detenha este conhecimento, como a empresa vai fazer?

Saiba que esse requisito é muito valioso, pois mostra a necessidade de que o conhecimento seja compartilhado na extensão necessária.

O conhecimento não pode ficar na “mente” de uma pessoa só.

E como os colaboradores adquirem e compartilham conhecimento dentro da organização?

Através de treinamentos, divulgações, comunicação interna, instruções de trabalho, procedimentos…

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