Informação documentada, você tem?

Alguns a chama de lista mestra, outros a chama de planilha de informação documentada e há ainda aqueles que chamam de planilha de controle de documentos e registros.

Me diz aí, você tem uma planilha de controle de todos os documentos do SGQ?

E você sabe para que ela serve?

Pode parecer uma pergunta um pouco esquisita, mas não posso deixar de fazê-la, sabe porquê?

Vou te contar um segredo: Porque as pessoas não usam!

Eu vejo os colaboradores perdendo tempo procurando documentos, tentando contatar o consultor para saber onde está determinado registro e ainda se arriscando a dizer que tal procedimento não existe.

Saiba que tudo isso acontece, porque não compreendem para que ser a tal lista mestra ou planilha de informação documentada….

Ter uma planilha de controle de documentos, registros e normas externas faz muito sentido, acredite!

Por isso vou te listar 4 vantagens que te farão ver esse planilha com bons olhos:

1 – Quando você se sentir perdido na documentação, essa planilha te ajuda a “se encontrar”. Porque nela você consegue ver onde o documento ou o registro está guardado, qual é a revisão mais atual, por quanto tempo você deve guardar essa informação e até mesmo o que você deve fazer com ela depois que passar o período de retenção.

2- Com a planilha bem atualizada, você sabe exatamente onde você tem cópia dos documentos. E assim, quando fizer uma atualização, é só verificar na planilha onde essa informação está distribuída para você fazer a troca rapidamente.

3 – Através dessa planilha, você tem uma visão geral, uma visão macro de toda a documentação existente dentro do sistema de gestão. Uau!

4 – Qualquer pessoa pode encontrar o documento o registro que precisar. Não precisa do responsável pela qualidade para achar as informações. Basta a pessoa acessar a planilha e prontamente ela vai identificar onde esse documento está ou como ela deve guardar o registro que ela gerou.

Agora me diz se te convenci a manter atualizado a lista mestra de informação documentada?

E se você percebeu a importância mas não sabe por onde começar, entra em contato comigo, eu posso te ajudar!