ISO 9001 sem mimimi - item 4.4

Mapeamento de processos, você sabe como fazer?

Dando continuidade a série ISO 9001 sem mimimi, hoje vou falar sobre processos, como defini-los e desenhá-los dentro do sistema de gestão da qualidade.

Vejamos o que a norma ISO 9001:2015 diz:

“4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos

A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma.

A organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização, e deve:

1. a) determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos;
2. b) determinar a sequência e a interação desses processos;

Na extensão necessária, a organização deve:

1. c) determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos;
2. d) determinar os recursos necessários para esses processos e assegurar a sua disponibilidade;
3. e) atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos;
4. f) abordar os riscos e oportunidades conforme determinados de acordo com os requisitos de 6.1;
5. g) avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos;
6. h) melhorar os processos e o sistema de gestão da qualidade.
7. a) manter informação documentada para apoiar a operação de seus processos;
8. b) reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado.”

Este requisito mostra a importância de definir quais são os processos existentes na organização e quais são relevantes para o sistema de gestão da qualidade.

Também cita que precisamos explicar como esse processo funciona.

Vamos dar um exemplo: os processos da minha empresa são: Recursos Humanos, Compras, Produção, Comercial, Marketing.

Mas e agora, como fazer o mapeamento de processos?

Depois de ter sido estabelecido os processos, deve ser verificado quais as atividades aquele processo executa.

Lembre-se que um setor não é necessariamente um processo, pois é possível que um setor ou uma pessoa atue em mais de um processo.

Com as atividades listadas em cada processo, você vai fazer as seguintes perguntas:

Essas atividades dependem de que entrada para ser bem executadas?

Qual processo anterior me passa a informação, para eu executar essa atividade?

O que acontece depois que essa atividade é executada?

Que documentos são gerados após a atividade ser realizada?

Após esta atividade, para qual processo ela é encaminhada?

Saiba que ao responder essas perguntas, você estará determinando as entradas, atividades e saídas de um determinado processo.

Como também estará evidenciando a sequencia e interação entre eles.

E assim estará definido o seu mapeamento de processos.

Existe uma ferramenta da qualidade que se encaixa perfeitamente nesse requisito, que é o diagrama da tartaruga.

É uma ferramenta simples e prática, que traz informações sobre o mapeamento de processos: Entradas, Saídas, Recursos, Como, Quem e Indicadores.

Você pode adaptá-la e incluir mais algumas questões como a gestão dos riscos e oportunidades.

Geralmente a saída de um processo é a entrada de outro.

Então é possível utilizar este diagrama para todos os processos.

E assim também ajudará o auditor a entender mais rapidamente o processo no momento da auditoria.

Pois no documento estará evidenciado claramente tudo o que pertinente àquele processo.

Se ainda tiver alguma dúvida sobre como mapear seu processo, agende um horário comigo.

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