Conheça a ISO 9001 sem mimimi - item 4.1

Percebendo a dificuldade que as empresas vêm tendo na implantação dos requisitos da ISO 9001, explicarei de forma muito simples e objetiva, sem “mimimi” cada item da norma, começando pelo 4.1.

Tenho certeza que vai clarear o seu entendimento.

A nova versão da norma, trouxe um pensamento estratégico e mentalidade de risco, para que a empresa planeje melhor sua gestão, visando sempre o foco no cliente. Vamos lá:

Vejamos o que diz a norma ISO 9001:

“4 Contexto da organização

4.1 Entendendo a organização e seu contexto

A organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcançar o(s) resultado(s) pretendido(s) de seu sistema de gestão da qualidade. A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas questões externas e internas.

NOTA 1 Questões podem incluir fatores ou condições positivos e negativos para consideração.

NOTA 2 O entendimento do contexto externo pode ser facilitado pela consideração de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais.

NOTA 3 O entendimento do contexto interno pode ser facilitado pela consideração de questões relativas a valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização.”

Quando se inicia a implementação da norma ISO 9001, é imprescindível que a organização conheça as questões internas e externas que afetam o seu negócio, que estão citadas no item 4.1.

Mas o que isso significa?

Questões internas: são questões que podem ser controladas internamente, você olhará para dentro de sua empresa e vai verificar os pontos fortes e pontos fracos.

Questões externas: são questão que não conseguimos controlar e são externas ao negócio, mas percebê-las é essencial para traçar melhores estratégias. Você vai olhar para fora da organização e detectar quais as oportunidades e ameaças em relação a sua empresa.

Já ouviu falar em análise SWOT?

É uma ferramenta frequentemente usada como parte do planejamento estratégico, cuja tradução é Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats.

Também conhecida como FOFA – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

Com esta matriz, é possível analisar exatamente as questões internas e externas que o item 4.1 da norma pede.

Imagine como se estivesse passando sua empresa por um Raio-x, que vai trazer como resultado o levantamento de vários pontos importantes.

Talvez estes pontos podem estar passando despercebidos, ou pode estar sendo colocado de lado por qualquer motivo.

Saiba que o ideal é que esta atividade seja realizada em grupo.

Pois quanto mais itens forem levantados em cada área, mais possibilidades surgirão para desenvolver ações eficazes.

Então, você vai estabelecer o que pode ser potencializado (de acordo com os pontos fortes e oportunidades listados).

E trabalhar o que representar riscos à organização (de acordo com os pontos fracos e ameaças).

Vamos praticar o item 4.1?

Abaixo você verá os 4 quadrantes F – O – F – A. Para cada um deles tem perguntas a serem respondidas e exemplos que facilitarão sua compreensão.

FORÇAS: olhando para dentro da empresa, internamente, o que se tem de melhor? Quais os pontos fortes da organização? qual sua principal vantagem?

Exemplos: Tecnologia utilizada, colaboradores comprometidos, qualidade do produto, equipe de vendas, inovação, envolvimento da Direção, entre outros.

FRAQUEZAS: olhando para dentro da empresa, internamente, quais fatores atrapalham ou dificultam o bom desempenho da organização? Quais são os pontos fracos da organização? O que pode ser melhorado?

Exemplos: Marketing, dependência de fornecedor, capacitação profissional, falta de cobrança de inadimplência, custos de matéria prima alto, entre outros

OPORTUNIDADES: Olhando para o mercado, para fora de nossa empresa, quais os fatores externos que influenciam positivamente a empresa?

Exemplos: Certificações, mercado em evolução, novas tecnologias, crescente grau de exigência dos clientes, mudança de habito do consumidor, entre outros

AMEAÇAS: Olhando para o mercado, para fora da nossa empresa, quais os fatores que podem prejudicar nossa empresa, na qual precisamos agir com cautela pois podem ameaçar o funcionamento da nossa empresa?

Exemplos: Falha na fiscalização, tributação, entrada de fortes concorrentes, crise econômica, produtos substitutivos no mercado, Redução de mercado, concorrência desleal

Lembre que as informações levantadas devem ser reais e não pensando em “como seria bom se” …

E que é importante registrar essa análise.

Para que fique mais fácil explicar ao auditor no dia da auditoria externa, como também será melhor para promoverem ações para potencializar os pontos positivos e também melhorar os pontos não tão bons.